Предлагаю обсудить проблемы создания проектных офисов для реализации государственных проектов и программ.
|
В современных условиях все большую актуальность приобретают проблемы управления на различных уровнях от микроуровня до макро (общечеловеческого, глобального) уровня. С одной стороны, управленческая деятельность является одним из старейших видов социальной деятельности человека и появляется с момента осознания им себя как существа социального. Рассмотрим становление науки управления на примере управления проектами.
История методик управления проектами насчитывает десятки тысяч лет. Результаты одних проектов мы с вами видим до сих пор (египетские пирамиды и ирригационные каналы, Великая китайская стена), а о других можем судить лишь по описаниям современников (военные походы Чингиз-хана и Александра Македонского, морские экспедиции Колумба и Магеллана). Сегодня существуют серьезные научные работы, посвященные методам управления проектами, которые применяли древние египтяне при строительстве пирамид и викинги, когда проводили военные операции. Вот где приходит на ум пословица «Все новое – это хорошо забытое старое»… | |
|
В 2016 г. реализуются - 42 федеральных целевых программ:
• Жилье на 2015-2020 гг.
• Развитие высоких технологий (9 программ)
• Развитие транспортной системы 2010-2020 гг.
• Экономическое и социальное развитие Дальнего Востока и Байкальского региона на период до 2018 г.
• Развитие села (2 программы)
• Социальная инфраструктура (9 программ)
• Безопасность (11 программ)
• Развитие регионов (6 программ)
• Развитие государственных институтов (2 программы)
В 2012 году подписан Указ Президента РФ № 945 «О Комиссии при Президенте Российской Федерации по мониторингу достижения целевых показателей социально-экономического развития Российской Федерации, определённых Президентом Российской Федерации». В состав комиссии вошли: Управление делами Президента РФ, министры Российской Федерации, Губернаторы регионов и ведущие эксперты. | 
| |
|
Старые подходы при реализации проектов и программ в настоящее время не действуют, всё больше и больше говорится о модернизации всей цепочки государственных отношений. Этому способствует как социальное, так и экономическое развитие общества, что непосредственно влияет на зависимость от современных технологий, которые стабильно закрепились в нашей жизни. Руководителям программ, при современном объеме управленческой информации, испытывают на себе информационный перегруз и справиться без информационных технологий под час невозможно. Так при реализации крупных государственных проектов необходима система автоматизации процессов управления для повышения эффективности реализации проектов и программ. | |
|
Все больше крупных государственных проектов и инвестиционных программ реализуются с применением проектного подхода используя информационные системы управления проектами (ИСУП). Как пример можно привести • подготовку к проведению зимних Олимпийских игр в Сочи в 2014 г., • подготовку к чемпионату мира по футболу 2018 • национальный проект «Здоровье», Министерство Здравоохранения РФ • «Электронное правительство», Министерство связи и массовых коммуникаций РФ • и многие другие мероприятия. | 
| |
|
Сравним программы организации мероприятий на примере зимние Олимпийские игры в Сочи в 2014 г. и подготовка чемпионата мира по футболу 2018 г. Чемпионат мира по футболу будет проводится в 11 городах, а подготовка затронет 26 регионов, будут реконструированы или строительству более 122 спортивных объектов, так-же необходимо отметить сложную логистику перемещения зрителей и участников между городами. Есть и схожие задачи в организации этих мероприятий: Сложные процессы межведомственной координации, Сходные задачи по землеотведению, получений разрешений и соблюдение процедур заключения государственных контактов. | |
|
При разработке технического задания на разработку информационной системы управления проектами и программами необходимо задаться вопросами: ЧЕМ управляем? КТО управляет? КАК управляет? Хочу отметить важность трех компонентов – Единая методология, ИТ-решения (платформа на которой создана информационная система), обученный персонал. Цель Корпоративной системы управления проектами: создание условий/ инструментов для эффективной реализации проектов (достижения заявленных целей проектов в рамках существующих ограничений по срокам, бюджетам.) |  | |
|
Внедрение информационной системы и организация работы проектного офиса позволит решать следующие задачи:
• Достижение целевых показателей. • Организация календарного планирования. • Организация достоверной отчетности. • Организация проведения совещания. • Организация контроля проектных решений. • Организация управление рисками. • Организация централизованного документооборота по проектам. • Поддержка контрактной работы. • Регламентное и методическое обеспечение процессов управления проектами. | |
|
Целевые показатели - это прогнозируемые конечные результаты реализации программы, имеющие количественную оценку. • Определение показателей, • Сведение интегральных показателей по портфелям и программам, • мониторинг достижения показателей проекта |  | |
|
Календарное планирование – это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный календарный план по каждому мероприятию. Цель календарного планирования – получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов и назначение ответственных по каждой группе работ.
Номой взгляд важным аспектом является управление ресурсами: • Деньги; • Материалы; • Люди; • Техника. Если одного из ресурсов не хватает, реализация проекта останавливается. Если ресурсы в излишке – эффективность использования ресурсов снижается или просто разворовывается. | |
|
Отчетность реализации проектов и программы.
• Сбор отчетности с участников проекта, • Консолидация и формирование сводных отчетов. • Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей, • Прогнозирование достижения целей проекта, • Определение причин задержек путем сравнения объема работ и дат завершения, • Подготовка и анализ последствий корректирующих воздействий, • Принятие решений о воздействиях и изменениях. | 
| |
|
Проведение совещаний • Формирование повестки и определение участников, • Подготовка и согласование протоколов, контроль их исполнения, • Проведение интерактивных совещаний для быстрого принятия решений. | |
|
Контроль проектных решений. • Ведение реестра поручений. • Контроль исполнения поручений. • Формирование аналитики по исполнению поручений. | 
| |
|
Управление рисками. • Выявление и оценка рисков. • Ведение реестра рисков. • Анализ влияния рисков на реализацию проекта. • Выработка мероприятий реагирования. | |
|
Проектный документооборот. • Организация процедур согласования проектных документов. • Ведение их структурированного хранения. • Обеспечение своевременного выполнения процедур, связанных с контрактным документооборотом. | 
| |
|
Поддержка контрактной работы. Организация и обеспечение поддержки процессов контрактации/приемки результатов, закрытия этапов и ГК. В рыночной экономике работа по контрактам идет с самого начала. Отношения между двумя компаниями, всегда строились на основе договоров. Например, крупные компании заключили контракты с государственными органами по созданию различных систем (например, создание информационной системы для подготовки ЧМ по футболу и т.д.). И всегда было много разговоров о том, как получить такой заказ, на лоббирование, проведение тендеров и т.д. | |
|
4 уровня управления:
• стратегический,
• тактический,
• оперативный
• и операционный.
Каждый уровень характеризуется своим горизонтом планирования и периодичностью контроля: • стратегический уровень – планирование на период от 5 лет, контроль не реже 1 раза в год • тактический уровень – планирование на период от 1 до 5 лет, контроль не реже 1 раза в квартал • оперативный уровень – планирование на период от 3 месяцев до 1 года, контроль не реже 1 раза в месяц • операционный уровень – планирование на период от 1 дня до 3 месяцев, контроль не реже 1 раза в неделю Интеграция уровней управления Одним из ключевых вопросов при построении проектно-ориентированной системы управления является интеграция уровней управления. При интеграции разных уровней должна сформироваться сквозная система планирования и контроля, когда нижестоящий уровень основывается на вышестоящем, а отчетность каждого вышестоящего уровня основывается на нижестоящем. Для этих целей: • фиксируется периодичность и сроки планирования, контроля и управления изменениями для каждого уровня • определяются принципы интеграции уровней (планирование, контроль, управление изменениями) • выделяются типы контрольных точек по уровням, настраивается оптимальное количество контрольных точек для каждого уровня • разрабатываются процедуры сквозного планирования, контроля и управления изменениями • производится автоматизация процедур сквозного планирования, контроля и управления изменениями К основным процессам управления относятся: • стратегическое управление; • тактическое управление; • управление проектами. К вспомогательным процессам управления относятся: • управление мотивацией участников проектов; • управление компетенциями участников проектной деятельности; • организационная поддержка проектной деятельности; • технологическая поддержка проектной деятельности. | 
| |
|
В первую очередь работают простые решения:
• Поддержка контрактной работы • Отчетность • Проектный документооборот • Поручения • Совещания • Календарное планирование • прочие | |
|
Нормативы разработки автоматизированных информационных систем реализации государственных программ:
• РД 50-680-88 «Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения» • ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания» • Постановление Правительства от 2 августа 2010 № 588. «Порядок разработки, реализации и оценки эффективности государственных программ Российской Федерации» • Приказом Минэкономразвития России от 20 ноября 2013 № 690 «Методологические указания по разработке и реализации государственных программ» • Распоряжение Минэкономразвития от 14 апреля 2014 года №26Р-АУ «Методологические рекомендации по внедрению проектного управления в органы исполнительной власти». • ГОСТ Р 54871—2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой». | 
| |
|
Создание автоматизированных информационных систем управления проектами и программами - сложное и трудоемкое дело, требующее значительной подготовки и компетенций исполнителя. Эффективность функционирования разработанной ИСУП в значительной мере зависит от научно-обоснованных принципов ее создания. Основные принципы построения информационных систем сформулированы РД 50-680-88: • принцип системности; • принцип развития (открытости); • принцип совместимости; • принцип стандартизации (унификации); • принцип эффективности. Позволю от себя добавить следующие принципы, в дополнение РД 50-680-88: • Принцип однократности ввода; • Принцип целостности информации; • Принцип надежности; • Принцип дружелюбности; | |
|
Стадии и этапы создания автоматизированных систем (АС) для каскадной модели жизненного цикла описаны в ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания» и предусматривает 8 стадий создания автоматизированных систем. • Формирование требований; • Разработка концепции; • Техническое задание; • Эскизный проект; • Технический проект; • Рабочая документация; • Ввод в действие; • Сопровождение. | 
| |
|
На основании постановления Правительства от 2 августа 2010 № 588, Минэкономразвития России подготовила «Методологические указания по разработке и реализации государственных программ» утверждены приказом от 20 ноября 2013 № 690 и устанавливает следующие требования: | |
|
С 2011 года начал действовать национальный стандарт ГОСТ Р 54871—2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой». | 
| |
|
Национальный стандарт устанавливает требования к управлению программой для обеспечения эффективного достижения целей и реализации выгод программы. Данный стандарт описывает следующие процессы управления программой. | |
|
В 2013 году мной организовано проведение круглого стола «Внедрение в структуры МЧС России современных методик управления проектами». На круглый стол были приглашены эксперты ведущих компаний в области управления проектами. В рамках работы круглого стола эксперты поделились опытом внедрения проектного управления при реализации крупных государственных проектов и обсудили совместно с сотрудниками МЧС перспективы внедрения в структуры МЧС России современных методик проектного управления. | 
| |
|
На основе вышеупомянутой нормативной базы подготовлена принципиальная схема информационной системы управления программой, которая входит в состав технического задания на разработку ИСУП | |
|
| 
| |
